回覧を開始する回覧文書とはキャビネットに登録する文書の中でも、承認者に回して承認を得るタイプの文書データを指します。回覧文書のフォームは、他のデータ登録用のフォームと同様あらかじめキャビネット管理者により作成され、キャビネット一覧に登録されていなければなりません。ここでは、回覧文書のフォームがキャビネット一覧に登録されていることを前提に説明します。
回覧文書の操作には形式により、次の3つまたは4つの段階があります。なおどちらの場合もフォームを作成する時点でキャビネット管理者が設定しているのでユーザーは変更できません。
1)起票 → 2)承認／差戻し → 3)保存（公開）
1)起票 → 2)承認／差戻し → 3)帳票の処理 → 4)保存（公開）
それぞれの段階の概要は次のとおりです。
キャビネット一覧から回覧文書を新規に起こしたり、既存の回覧文書をコピーして別の回覧文書を作成したりして、回覧を開始する段階です。
自分のところに回覧されてきた文書に対して承認または差戻しの処理をする段階です。なお、通常の紙文書と同様、承認／差戻しは、たとえば係長→課長→部長それぞれの段階での承認が必要とされる場合があるように複数の人が関与することも可能です。
帳票処理グループに所属するユーザーが自分のところに回覧されてきた文書に対して必要な処理をする段階です。帳票処理グループは回覧文書のフォームを作成する時点であらかじめキャビネット管理者により設定されています。出張旅費の精算処理などのように、承認された伝票に対して何らかの処理が伴う場合に回覧文書は最終承認者から帳票を処理するグループに回ります。通常の回覧文書にはこの手順は発生しません。
通常の回覧形式では、最終承認された文書は保存され、必要に応じて関係者が閲覧できるようになります。帳票処理の必要な回覧形式では、帳票処理グループが処理を終えて承認したら自動的に保存され、関係者は閲覧が可能となります。